Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 16. November 2025

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist:

KMS Service sp. z o.o.
Przyborów 132,
32-823 Przyborów, Polen
Steuer-ID (NIP): 8692005488
REGON: 522611751

E-Mail: office@kmsservice.com
Telefon: +48 511 197 225

2. Umfang der erhobenen Daten

2.1. Bewerbungsformulare

Bei der Einreichung einer Bewerbung erheben wir folgende Daten:

• Grunddaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Berufliche Daten: Berufserfahrung, Fremdsprachenkenntnisse, Verfügbarkeit
• Präferenzen: Bereitschaft zu Auslandsreisen (für ausgewählte Positionen)
• Dokumente: Lebenslauf im PDF-, DOC- oder DOCX-Format
• Zusätzliche Informationen: Anschreiben oder Nachricht (optional)

2.2. Kontaktformular

Bei der Kontaktaufnahme über das Beratungsformular erheben wir:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Art der Dienstleistung
• Nachrichteninhalt

2.3. Analysedaten (Google Analytics)

Wir erheben automatisch Daten zur Nutzung unserer Website:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browser- und Gerätetyp
• Besuchte Seiten
• Verweildauer auf der Website
• Traffic-Quelle (wie Sie auf unsere Website gelangt sind)

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (Bewerbungs- und Kontaktformulare)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Erforderlichkeit für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigte Interessen des Verantwortlichen (Analyse, Sicherheit)

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verwenden die erhobenen Daten für folgende Zwecke:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Bewertung von Kandidaten
• Kontaktaufnahme bezüglich Bewerbungen oder Anfragen
• Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular
• Analyse des Website-Traffics und Optimierung der Inhalte (Google Analytics)
• Gewährleistung der Sicherheit und ordnungsgemäßen Funktion der Website
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Archivierung)

5. Speicherdauer der Daten

5.1. Bewerbungsdaten

Wir speichern Bewerberdaten für:

• Aktive Bewerbungen: bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens
• Nach Abschluss der Rekrutierung: bis zu 6 Monate (mit Einwilligung des Bewerbers für zukünftige Rekrutierungen)
• Eingestellte Kandidaten: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist

5.2. Kontaktformular-Daten

Wir speichern Daten für den Zeitraum, der erforderlich ist für:

• Die Beantwortung der Anfrage
• Die Vertragserfüllung (falls ein Vertrag geschlossen wird)
• Die Verjährung von Ansprüchen (gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch)

5.3. Analysedaten

Google Analytics-Daten werden 26 Monate ab der letzten Aktivität des Nutzers gespeichert.

6. Empfänger der Daten

Ihre Daten können an folgende Empfängerkategorien weitergegeben werden:

• IT-Dienstleister: Cloudflare (Hosting, R2-Speicher), Google (Analytics)
• E-Mail-Dienstleister: zum Versand von Bewerbungsbenachrichtigungen
• Öffentliche Stellen: auf Anfrage befugter Behörden (z.B. Gerichte, Finanzbehörden)

7. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Aufgrund der Nutzung von Google Analytics können Ihre Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von:

• Von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln
• EU-US Data Privacy Framework-Zertifizierung (Google LLC)

Cloudflare verarbeitet Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

8. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht - Sie können Informationen über verarbeitete Daten erhalten
• Recht auf Berichtigung - Sie können unrichtige Daten korrigieren
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") - in bestimmten Fällen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Sie können die Aussetzung der Verarbeitung verlangen
• Recht auf Datenübertragbarkeit - Erhalt der Daten in einem Format, das die Übertragung ermöglicht
• Widerspruchsrecht - gegen eine auf berechtigten Interessen basierende Verarbeitung
• Recht auf Widerruf der Einwilligung - jederzeit ohne Auswirkung auf die vorherige Verarbeitung

Wie können Sie Ihre Rechte ausüben?

Um die oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte:

• E-Mail: office@kmsservice.com
• Telefon: +48 511 197 225
• Schriftlich an die Geschäftsadresse des Unternehmens

9. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen:

Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO)
ul. Stawki 2
00-193 Warschau, Polen
E-Mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Telefon: +48 22 531 03 00

Für Beschwerden in Deutschland können Sie sich auch an die für Ihren Wohnsitz zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

10. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies für folgende Zwecke:

10.1. Notwendige Cookies

Gewährleisten grundlegende Website-Funktionalität (z.B. Speicherung der gewählten Sprache).

10.2. Analyse-Cookies (Google Analytics)

Ermöglichen die Analyse des Traffics und des Nutzerverhaltens zur Optimierung der Website.

10.3. Cookie-Verwaltung

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten. Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren von Cookies die Funktionalität der Website einschränken kann.

11. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS)
• Sichere Speicherung von Lebenslauf-Dateien in Cloudflare R2 mit Zugriffskontrolle
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Eingeschränkter Datenzugriff nur für autorisierte Mitarbeiter
• Sicherheitsüberwachung und Aktivitätsprotokollierung
• Regelmäßige Datensicherungen

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, die rechtliche Auswirkungen hat oder Nutzer in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

13. Daten Dritter

Wenn Sie uns personenbezogene Daten anderer Personen übermitteln (z.B. Referenzen in Ihrem Lebenslauf), sind Sie verpflichtet, diese Personen über die Datenübermittlung und den Inhalt dieser Datenschutzerklärung zu informieren.

14. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Über Änderungen informieren wir Sie durch:

• Aktualisierung des Datums „Letzte Aktualisierung" am Anfang des Dokuments
• Veröffentlichung der neuen Version auf der Website
• E-Mail-Benachrichtigung (bei wesentlichen Änderungen)

15. Zusätzliche Informationen für Bewerber

15.1. Freiwilligkeit der Datenangabe

Die Angabe personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig, jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich.

15.2. Sensible Daten

Bitte fügen Sie Ihrem Lebenslauf keine sensiblen Daten hinzu (z.B. Gesundheitsinformationen, ethnische Herkunft), es sei denn, dies ist für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich.

15.3. Einwilligung für zukünftige Rekrutierungen

Durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes im Bewerbungsformular können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für zukünftige Rekrutierungszwecke zustimmen. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.